Page 9 -
P. 9
Memòria del Servei d’Arxiu Municipal. 2006 (setembre/desembre) - 2007
Fases de muntatge de les prestatgeries compactes al nou dipòsit de l’arxiu municipal. Procedència: SdAMLLM. Autor: JDM.
d’arxiu, l’elaboració d’un protocol d’actuació per a l’estudi Nous recursos
documental, i l’anàlisi detallada de més de cinquanta sèries
documentals (de les quals se n’ha extret la fitxa descriptiva, el Noves instal·lacions i nous equipaments
flux, els models documentals, la legislació que els regula...).
Tot plegat facilita que els tràmits administratius puguin ser L’any 2006 es va crear l’arxiu administratiu (situat a
parametritzats a través del programa informàtic Genesys i l’avinguda de les Alegries, 8-10) i es van iniciar les reformes
que, tanmateix, tota la informació recollida pugui penjar-se necessàries per tal d’habilitar un tercer dipòsit a l’edifici
a la pàgina web de l’Ajuntament mitjançant la utilització de l’arxiu central (al c. Josep Lluhí, 24). Per tant, durant
d’un gestor de continguts. l’any 2007 calia adaptar aquests nous espais i dotar-los
de les mesures necessàries que ens permetin conservar la
Elaboració d’un procediment i documentació en les millors condicions possibles. Així,
una normativa específica on es reguli s’han realitzat les següents accions:
l’accés a la documentació
- S’ha procedit a pintar i habilitar adequadament el dipòsit de
El dret d’accés a la documentació generada o custodiada l’arxiu central.
per les administracions públiques s’ha consolidat com un
principi democràtic dels ciutadans del nostre país, reconegut - S’han instal·lat mesures de seguretat contra incendis: detectors
i protegit per la constitució i per diferents lleis d’àmbit i extintors.
estatal i autonòmic. Tanmateix, però, aquesta declaració
de principis i aquest reconeixement genèric es matisa, - S’han instal·lat dispositius d’alarma contra robatoris.
posteriorment, a diferents articles de la pròpia constitució
i de les mateixes lleis. En definitiva, doncs, la legislació - S’han instal·lat aparells per a la deshumidificació dels dipòsits
vigent ens marca unes línies i uns paràmetres que han de per tal que, d’acord amb els estudis tècnics i científics, s’assoleixi
permetre a les administracions públiques fer compatibles el el nivell d’humitat més òptim per a la bona conservació dels
dret a la informació dels ciutadans i, igualment, el dret a la documents, que es troba entre el 50 i el 60% d’H.R.
intimitat de les persones.
- S’han instal·lat prestatgeries tipus“compactus” per tal d’assegurar
Dins d’aquest marc d’actuació, els serveis d’arxiu hem una millor conservació i organització dels documents.
de poder respondre a la creixent demanda d’informació,
tant de caràcter administratiu com de caràcter cultural, - S’haenllestitl’escalainternaquecomunicalesoficinesd’urbanisme
que ens plantegen els ciutadans. En el nostre cas, tal i com i medi ambient amb el dipòsit de l’arxiu administratiu.
assenyalen les estadístiques de consultes i d’usuaris, cada
vegada hi ha més persones que s’acosten a les nostres - S’ha adquirit material auxiliar que facilita les feines al personal
dependències per tal de localitzar les dades necessàries de l’arxiu: escales, carros transportadors...
que li permeten donar respostes a les seves inquietuds. Les
sol·licituds de documentació són ben variades: reformes Adquisició d’una nova versió del
d’habitatges, plets de límits veïnals, dades sobre l’antiguitat programa informàtic FileMaker
d’una empresa, recerca d’antecedents familiars, recerques
històriques, recerca de dades per a donar recolzament a L’any 1994 aquest servei d’arxiu va comprar el programa
les tasques de tècnics i administratius... Tot plegat fa que informàtic FileMaker (versió 2.1). A partir d’aquest
sigui necessari aprovar un seguit de normes que, essent programari, el personal de l’arxiu va desenvolupar i elaborar
complementàries al reglament (que té un caràcter més l’aplicació informàtica GIDAM que, actualment, permet
genèric), puguin donar uns paràmetres d’actuació clars i gestionar més de 100.000 registres i facilita la localització
objectius per a tots els usuaris del Servei d’Arxiu. de la documentació conservada als dipòsits del nostre arxiu.
Alguns anys més tard es va adquirir la versió 4.0 d’aquest
Amb aquesta normativa, doncs, es facilitarà l’accés a la mateix programa informàtic i, conseqüentment, es va haver
documentació, s’establiran criteris de transparència i eficàcia d’adaptar l’aplicació informàtica GIDAM a la nova versió
administrativa, es protegirà la intimitat de les persones i es del programa. Enguany, atès que el programa FileMaker ja
garantirà la conservació dels documents que formen part disposa de la versió 8.5, s’ha considerat convenient comprar
del patrimoni històric del municipi. aquesta darrera versió per tal que la nostra aplicació
informàtica no quedés desfasada. En aquesta ocasió, però,
la compra ha inclòs 10 llicències i un “server”, que ens
permetrà millorar la gestió i l’ús dels diferents fitxers que
conformen la nostra aplicació informàtica. Evidentment,
l’actualització, l’adaptació i la millora dels diferents fitxers
de l’aplicació a la nova versió de FileMaker 8.5 serà un dels
objectius que ens proposem aconseguir al llarg del 2008.
Gener 2008
