Page 8 -
P. 8
Memòria del Servei d’Arxiu Municipal. 2006 (setembre/desembre) - 2007
Premi “Sesmond” a treballs de recerca Gestió de documents
Durant la vetllada de la nit literària dels premis Vila Anàlisi documental per a la implantació d’un
de Lloret, es va fer pública la primera convocatòria del sistema de gestió de documents
premi “Sesmond” per als treballs de recerca d’estudiants
d’ensenyament secundari. Aquesta és una nova proposta El procés d’implantació d’un sistema de gestió documental
que ens ha de permetre potenciar la recerca local entre els no és, ni de bon tros, un projecte que pugui plantejar-se en
estudiants del nostre municipi. un període de temps acotat; sinó que, contràriament, és un
procés intemporal, que un cop iniciat ens planteja noves
qüestions i nous reptes sobre els mateixos sistemes de
gestió documental. És, sens dubte, una revisió continuada
del sistema d’organització documental, del procediment
administratiu i dels sistemes informàtics que en donen
suport. Evidentment, un cop iniciat aquest procés, no hi ha
marxa enrere; perquè no només canvia la forma de tractar i
organitzar la documentació, sinó que també es modifica la
forma de treballar amb els documents i amb els expedients
administratius.
Propostes didàctiques i educatives Per tant, davant de la necessitat de fer una administració
Els dies 27 i 28 de març varen visitar les instal·lacions del pròxima, moderna, transparent i dinàmica, la Gestió
Servei d’Arxiu Municipal els alumnes de 1er. d’ESO de Documental posa les bases per a la gestió del futur de les
l’Institut Coll i Rodés; i més tard, el 16 de juliol, també ens administracions públiques. S’enllaça plenament amb els
visitaren els nois i noies del Casal d’Estiu. Durant aquestes reptes actuals que es plantegen a la majoria d’administracions
visites es mostren les diferents dependències d’aquest servei, i tracten sobre la gestió electrònica d’expedients, la
se’ls explica les tasques que es porten a terme, se’ls passa protecció de dades personals i la necessitat de destruir per
una projecció d’imatges, se’ls mostra diferents suports a poder conservar la documentació. La Gestió Documental
documentals i se’ls prepara alguns exercicis breus per tal és, doncs, una eina intemporal que deixarà una forta petja,
d’iniciar-los en la investigació i l’anàlisi dels documents i ajudarà com ho està fent ja, a sortir de la finestreta del
històrics. segle XIX per entrar a la finestra única de la tramitació
electrònica. Així, doncs, totes les administracions públiques,
tard o d’hora, hauran d’estudiar, estructurar i analitzar els
seus tràmits i processos documentals perquè les noves lleis
ens hi obliguen (llei 11/2007, de 22 de juny, “de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos”), i
perquè els ciutadans ens ho reclamen.
Visita dels alumnes de l’Institut Coll i Rodés al Servei d’Arxiu. Enguany, doncs, arran del plantejament d’un nou sistema
Procedència: SdAMLLM. Autor: S. Moret. de treball dins l’administració local, varem concentrar
els esforços en l’anàlisi dels tràmits documentals
Presentació de L’Abans administratius que fan referència als serveis generals i als
serveis d’urbanisme (continuant amb el projecte que s’havia
El dia 18 de desembre, a la sala d’actes de l’Ajuntament, iniciat a l’any anterior). Així, entre els avenços que s’han
es va fer l’acte de presentació del llibre L’Abans. Recull aconseguit, cal assenyalar la formació d’una comissió per
gràfic de Lloret de Mar 1885-1965. Els treballs preliminars a la implantació de la gestió de documents (formada per
d’aquesta publicació s’iniciaren l’any 2005 (vegeu butlletí tècnics de serveis jurídics, recursos humans, informàtica,
Sesmond núm. 5) i des de llavors, l’autor d’aquest llibre, OIAC i, evidentment, de l’arxiu municipal), la consolidació
en Jordi Draper, ha fet una tasca excel·lent: ha visitat un d’un grup de treball entre les seccions d’informàtica i
munt de famílies per tal de recollir una bona quantitat
de fotografies, ha parlat amb moltíssimes persones per Acte de presentació del llibre L’Abans. Història gràfica de Lloret de Mar.
tal d’informar-se sobre tradicions, costums, llegendes, Autora: M. A. Comas
dites... i ha consultat una gran quantitat de documents del
nostre arxiu municipal per tal de contrastar i ampliar la
informació que li havia estat facilitada. Lògicament, però,
en Jordi ha comptat amb un bon consell assessor que l’ha
orientat en tot moment i també ha comptat amb el suport i
la col·laboració d’aquest servei d’arxiu municipal.
Gener 2008
