Page 5 -

5. Trobar una metodologia de treball comuna entre el projecte d’automatització
de processos i el d’identificació de sèries.
6. I finalment, envigorir el paper del Servei d’Arxiu dins l’àmbit de la gestió
administrativa, mostrant que la funció de l’Arxiu comença abans que els
documents entrin en circulació (al punt zero o inicial de tot procediment o
tràmit administratiu).
Tot i que, inicialment, l’abast del projecte és el Departament d’Urbanisme, Obres
i Medi Ambient, també s’aprofita per aprofundir en la identificació de la resta
de sèries de l’Ajuntament. Per desenvolupar el projecte es creen tres eixos de
treball:
1. El Grup de Treball de Gestió Documental, que ha de coordinar i impulsar el
Projecte d’automatització dels processos de treball municipal i el Projecte
d’identificació de sèries.
2. El grup de coordinació entre l’Àrea d’Informàtica i el Servei d’Arxiu.
3. L’establiment d’una metodologia de treball pròpia per a la identificació i
anàlisi de sèries o procediments.
En un primer moment calia analitzar l’organització municipal; i és per això que es
revisen i es confeccionen els organigrames del servei d’Urbanisme, Obres i Medi
Ambient. A continuació es procedeix a identificar, genèricament, tots i cadascun
dels processos d’aquest mateix servei. Seguidament s’analitza cadascun dels
processos identificats: anàlisi normativa, anàlisi del circuit de la tramitació, anàlisi
dels documents que conformen el tràmit.
Quan s’hagin dibuixat els processos, es validin i s’aprovin, es farà una anàlisi de
cadascuna de les sèries tenint en compte els paràmetres següents: títol, codi de
sèrie, descripció, normativa legal, responsable/s, mode d’arxiu dels expedients
en suport paper, avaluació, accés.
L’objectiu final és obtenir un catàleg de processos corporatius, que es gestionin a
través del programa Genesys i que comptin amb uns criteris d’arxiu específics.
Paral·lelament al treball dut a terme al servei d’Urbanisme, Obres i Medi
Ambient, s’ha començat a identificar (que no a analitzar) la resta de processos de
l’Ajuntament de Lloret de Mar.
Naturalment, un dels objectius és la consecució del quadre de classificació de
l’Ajuntament de Lloret de Mar. Partim del principi que el quadre és una eina
funcional (no orgànica) i que ha de ser àgil, flexible i versàtil. És per això que
proposem una relació de sèries, cadascuna d’elles identificada amb un codi
intransferible, al qual s’adjuntaria el codi de la unitat orgànica responsable de
la seva tramitació.
A partir d’aquest projecte es posen les bases que ens han de permetre una millor
gestió del gran volum documental generat per l’Ajuntament. Sens dubte, l’avenç
en aquest projecte significarà un gran avenç en la gestió de la documentació
administrativa.
Tractament dels fons d’imatges.
Enguany s’han digitalitzat els fons d’imatges següents:
– Fons d’imatges de J. Bta. Gallissà. Format per 938 plaques de vidre
que daten del 1905 al 1915. Contenen extraordinàries vistes de Lloret,
Montserrat, Barcelona i altres indrets de Catalunya.
– Fons d’imatges de J. Vilà. Retratista lloretenc de començaments del s. XX.
Es conserven 1.490 plaques de vidre que daten del 1903 al 1930 (ca.).
Podem trobar imatges de Lloret i, sobretot, moltíssims retrats de lloretencs
de principis del segle passat.
– Fons d’imatges de la família Xiberta. Conté 238 plaques de vidre del primer
terç del s. XX, on es recullen imatges familiars.
Els projectes d’ampliació del Servei d’Arxiu.
Les continuades transferències administratives que fan els diversos serveis
municipals (amb una mitjana anual que supera els 100 m.l.) van comportar que,
a finals de l’any 2005, els dipòsits d’arxiu arribessin al límit de la seva capacitat.
És per això que enguany s’ha procedit com segueix:
– D’una banda, crear un arxiu administratiu que està ubicat a la planta baixa
de l’edifici on hi ha els serveis d’Urbanisme, Obres i Medi Ambient (avinguda
de les Alegries, 8-10). El projecte d’adequació s’inicià el mes d’abril de
2006 i les obres es van acabar a principis de juny del mateix any. Així,
en aquest espai s’ha aconseguit un total de 1220 m.l. de prestatgeries.
Actualment, s’està organitzant el gran volum de documentació generada
per aquest Departament en els darrers anys i també s’ha començat a
donar un servei àgil, ràpid i eficaç de consulta, préstec i transferència de
documentació. En un futur es preveu ampliar el radi d’actuació d’aquest
arxiu cap a d’altres dependències de l’Ajuntament, com ara el Departament
de Benestar i Família i el Departament d’Esports.
– D’altra banda, s’està habilitant un tercer dipòsit que estarà ubicat a la planta
baixa de l’Arxiu Històric central (c. Josep Lluhí, 24). Fins ara, en aquest
espai hi havia el servei de Recaptació Executiva que gestiona el Consell
Comarcal de la Selva. Actualment s’estan fent les reformes necessàries per
adequar aquest espai com a dipòsit de documentació i, d’aquí a poques
setmanes, s’instal·laran les prestatgeries de tipus “compactus”.
Amb totes aquestes ampliacions es preveu que la capacitat total de prestatgeries
sobrepassi els 4.000 m.l.. Sens dubte, seran nous espais que ens permetran
un major control de la documentació administrativa i, tanmateix, una millor
conservació de la documentació que conforma el patrimoni històric del nostre
municipi.
Organització de fons documentals.
Durant els mesos d’estiu s’ha contractat una persona per tal que inventariï el fons
patrimonial Conill – Surís (del s. XVII al s. XX). Cal esmentar que aquest treball
ha disposat d’una subvenció de la Subdirecció General d’Arxius de la Generalitat
de Catalunya.
Igualment, durant els mesos d’octubre a desembre, s’ha contractat una persona
per a catalogar la documentació produïda per la secció local de FET i de las JONS
durant el període de 1939 a 1942. En aquest cas, tenim una subvenció del
Departament de Relacions Institucionals i Participació.
Digitalització de la premsa local històrica de Lloret de Mar.
Enguany s’han digitalitzat els llibres d’actes dels plens des del 16 de juny de
1982 al 23 de desembre de 1991. A partir d’aquest procés s’ha aconseguit
una imatge en format TIFF i en fitxers PDF que permet una consulta molt més
àgil i precisa gràcies a la creació de bases de dades d’indexació i a través del
processament de les dades pel sistema OCR. Així, doncs, els ciutadans i el
personal de l’Administració podrà cercar la informació que desitgi a partir de la
utilització de paraules claus.
D’altra banda, també s’ha digitalitzat el llibre d’actes de l’antiga universitat de
Lloret (1708 – 1808) i els llibres dels padrons d’habitants del segle XIX (1808,
1824, 1828a, 1828b i 1832). Amb aquesta actuació, es pretén protegir aquesta
documentació històrica de la manipulació constant dels investigadors.
5