Page 11 -

Memòria del Servei d’Arxiu Municipal 2014

2. Anàlisi detallada dels En procés de treball
ítems i camps d’informació - Identificació de cadascun dels
necessaris per a l’adequada ítems que conformen el fitxer
descripció i gestió principal
dels diferents suports - Definició de la funció i l’objectiu
documentals: pergamí, - Concreció de la norma i l’estil en
fotografia, cartell, pel·lícula..., el tractament de les dades
i incorporació d’aquests ítems - Estructuració i codificació d’acord
al fitxer principal. amb la normativa catalana NODAC

3. Revisió i actualització En procés de treball
dels fitxers que permeten - Facilitat en l’intercanvi de dades
l’explotació de dades del entre els diferents fitxers de
fitxer principal: gestió de l’aplicació GIDAM
consultes, de préstecs, de - Major control en la gestió dels
reproduccions, d’ingressos, de documents
quadre de sèries, de quadre - Simplificació en la descripció i
de fons... Estudi dels ítems catalogació dels documents
utilitzats i homologació de
El Grup d’Amics de l’Arxiu després noms i funcions amb les
d’una de les seves sessions de divendres al matí. denominacions emprades al
fitxer principal.
Procedència: SAMLM.

5. La gestió documental Tal com s’indica en el quadre anterior, tot aquest procés
encara no està acabat; però confiem enllestir-lo a finals
Al llarg del 2014 s’ha continuat treballant amb la resta del primer semestre del 2015. En tot cas, ja comencem a
de serveis de l’Ajuntament per tal d’analitzar, agilitzar i percebre els efectes positius d’aquestes millores.
parametritzar diferents tràmits administratius vinculats als
serveis econòmics, als serveis jurídics, als serveis d’urbanisme Segonament, i també vinculat a la revisió i actualització de
i als serveis públics i de medi ambient. Però, enguany, també l’aplicació GIDAM, ha estat necessari adquirir una nova
s’ha volgut incidir de forma especial en dues qüestions que versió del Server i del programari de File Maker (s’ha passat
faciliten i agilitzen la gestió documental. D’una banda, s’ha de la versió 8.5 a la nova versió 13.0). En aquest cas, no
procedit a l’estudi, anàlisi, identificació i codificació de les només es tractava de convertir els antics fitxers informàtics a
sèries documentals que genera l’Ajuntament de Lloret de la nova versió de File Maker, sinó que també calia assegurar
Mar, i així s’ha pogut elaborar un primer estudi que recull el que en la conversió no es malmetia cap fitxer i no es perdia
Quadre de Sèries de la documentació municipal. Confiem la informació, la configuració, les presentacions i els guions
que, ben aviat, tan bon punt s’hagin fet les oportunes que contenien els fitxers antics. Aquesta delicada tasca ha
revisions i correccions, puguem fer-ne la difusió adequada estat possible gràcies a la col·laboració del Departament
a través del web del Servei d’Arxiu Municipal. d’Informàtica de l’Ajuntament i al suport logístic que ha
prestat l’empresa especialitzada Set File.
D’altra banda, s’ha estat treballant en la revisió i
actualització de l’aplicació informàtica GIDAM, que ens
permet gestionar tots els fons ingressats en aquest Servei
d’Arxiu Municipal. Per tal d’afrontar tot aquest procés, ha
estat necessari estructurar-lo en diferents fases. En primer
lloc, i amb l’objectiu de simplificar i agilitzar l’aplicació
GIDAM, s’ha procedit a una anàlisi detallada dels fitxers
que conformaven aquesta aplicació, i s’han realitzat les
següents intervencions:

Actuació Resultats

1. Estudi dels diferents fitxers - Reducció del nombre de fitxers de
que estaven agrupats per l’aplicació GIDAM (que passen de
tipus de fons: patrimonials, 160 a 46)
personals, associacions..., i - Major facilitat en la gestió de les
desenvolupament d’un fitxer dades i en la cerca de la informació
principal que pogués integrar
i fusionar totes les dades i
registres que es gestionaven
des de les diverses bases de
dades.

Captura de pantalla de l’inventari general d’imatges
de l’aplicació GIDAM.

11 M a r ç 2 0 1 5