Page 9 -

Memòria del Servei d’Arxiu Municipal 2008
2n bloc: Estudi de les sèries documentals
Aquest segon bloc, on s’aprofundeix en el coneixement de
les sèries documentals, consta de quatre estadis que són
complementaris entre ells:
1.- Anàlisi legislativa general: És l’anàlisi del corpus
legislatiu que regula un determinat tràmit administratiu. i Comunicació, Oficina d’Informació i Atenció Ciutadana,
És bàsica per entendre i conèixer la sèrie documental i
ens ajuda a proposar canvis i simplificar processos en
alguns tràmits administratius.
2.- Anàlisi de l’accés i l’avaluació: A través de l’estudi
i anàlisi de diferents lleis i normatives legals,
caldrà determinar quin nivell d’accés pot tenir la
documentació i quin és el seu període de conservació:
permanent, 1 any, 5 anys, 30 anys...
3.- Recopilació de dades: Consisteix a plasmar per escrit
les característiques pròpies de cada sèrie documental.
La informació recollida s’estructura en set àrees:
1.- Dades d’identificació i responsabilitat administrativa
2.- Característiques – Gestió de la documentació
3.- Relació amb altra documentació
4.- Valor de la documentació
5.- Proposta d’acords
6.- Notes
7.- Informació pel gestor de continguts – OIAC
4.- Fitxa del gestor de continguts: Aquesta fitxa recull les
dades més importants referides a una sèrie documental
i pretén, a través del web de l’Ajuntament, proporcionar
informació a la ciutadania sobre els diferents tràmits
administratius.
3r bloc. Implementació informàtica
Aquest darrer bloc inclou dues fases:
1.- Elaboració del flux i compilació de documents
Aquesta primera fase consta de dos estadis clarament
diferenciats i, alhora, estretament relacionats. Es tracta, en
un primer moment, de confeccionar el diagrama de flux que
permet visualitzar les accions, decisions i documents que
formen part del tràmit administratiu. A continuació, en el
segon estadi, s’han de recollir o elaborar els documents que
formen part de la tramitació. Aquesta és la fase clau on es
poden proposar canvis i modificacions en les tramitacions
administratives i on s’aplica la tècnica de la reenginyeria de
processos.
2.- Parametrització i validació
La segona fase també es divideix, novament, en dos estadis
diferenciats. El primer estadi consisteix a traslladar els
fluxos prèviament estudiats, depurats i consensuats al
programa informàtic Genesys, mantenint l’estructura de
codis assignats prèviament. A continuació, en el segon
estadi, i un cop finalitzada la parametrització informàtica
dels tràmits administratius, s’estableix un període de proves
per a validar els processos i els documents automatitzats.
A partir d’aquí, el tràmit ja entra “en productiu” dins el
programa informàtic.
La comissió per a la implantació d’un sistema
de gestió documental
La Comissió de Gestió Documental de l’Ajuntament
de Lloret de Mar està formada per un equip de personal
tècnic del mateix Ajuntament (Serveis Jurídics, Arxiu,
Organització i Recursos Humans, Sistemes d’Informació
Serveis d’Urbanisme, Serveis Públics i Medi Ambient), i té
com a finalitat coordinar les diferents actuacions referents a
la gestió de la documentació municipal administrativa.
La Comissió de Gestió Documental planteja, discuteix i
comparteix solucions als problemes que suposa la creació,
tramitació, accés, avaluació, eliminació i conservació de
la documentació administrativa dels diferents serveis de
l’Ajuntament de Lloret de Mar.
Però, per tal d’aconseguir la màxima eficàcia i agilitat,
també s’ha constituït un grup de treball que és l’encarregat
de realitzar els estudis, elaborar propostes i implantar la
parametrització i la validació dels nous procediments
informàtics.
El catàleg de processos
A partir de totes les dades i la informació recollida sobre
cadascuna de les sèrie documentals s’elabora una carpeta
específica per a cada tràmit documental. En aquesta carpeta
s’incorpora tota la documentació recollida a cadascuna de
les fases. Cada cap de servei i de secció haurà de tenir el
conjunt de carpetes / tràmits que afecten el seu servei o la
seva secció. Per a qualsevol possible modificació, anul·lació
o creació de tràmit, caldria guiar-se per la informació
recollida a la carpeta.
En tot aquest projecte, és de vital importància la coordinació
i el treball conjunt entre els diferents serveis i seccions de
l’Ajuntament. Si no existís una comissió àmplia, un consens
tècnic i un suport polític, tot aquest projecte difícilment
podria tirar endavant.
L’elaboració de La Guia del Sistema
Documental
Quan es va iniciar el procés i es varen plantejar els objectius,
es va entendre que calien instruments per a facilitar la
comunicació entre els diferents actors que intervenien en
l’estudi. Calia una eina que englobés els elements bàsics en
què es basa la gestió documental a l’Ajuntament, així com
també una manera ràpida de poder visualitzar i controlar
l’estat del projecte.
En un inici es varen desenvolupar diverses eines que
permetien mostrar parcialment els avenços que es feien en
la gestió documental. Però, finalment, veient la necessitat
de tenir una eina global, es va prendre la decisió d’elaborar
un sol instrument on es recollís l’estructura global del
projecte i on es reflectís la seva evolució: la Guia del sistema
documental. Aquesta guia consta dels següents documents:
organigrama, quadre de classificació i diagrama de situació.
Així, a partir d’aquesta eina es pot visualitzar fàcilment
quins són els objectius que es pretenen aconseguir.
Gener 2009