Page 8 -
P. 8
Memòria del Servei d’Arxiu Municipal 2008
del s. XIX, es pot visualitzar determinada documentació GIDAM, calia plantejar-se un procés d’actualització,
en suport pergamí del segle XIV al XVII, i es pot accedir adaptació i millora dels diferents fitxers que formen part
al contingut del llibre d’acords de l’antiga universitat de d’aquesta aplicació per tal d’assegurar una millor estructura
Lloret. Segons les dades estadístiques, aquest servei s’ha informàtica. Així, dins del “server” s’han creat diferents
començat a utilitzar de forma massiva, atès que en dos carpetes que segueixen l’estructura del quadre de fons
mesos ja ha rebut més de 2.000 consultes. d’aquest Servei d’Arxiu, i dins d’aquestes carpetes s’han
incorporat els diferents fitxers als quals se’ls ha assignat un
nom que coincideix amb el codi del fons documental que li
pertoca. Aquesta reorganització ha facilitat, d’una banda, la
interconnexió dels diferents fitxers i, de l’altra, la comprensió
de l’estructura lògica que segueixen els fitxers informàtics.
La gestió de documents
Pantalla de visualització per a realitzar cerques a l’Arxiu en línia. L’anàlisi documental
Dins d’aquesta mateixa reforma també sobresurt l’apartat La implantació d’un sistema de gestió de documents, tal
Cerca pels fons de l’Arxiu, que ofereix a les persones que com es va informar en el número anterior d’aquest butlletí,
investiguen la possibilitat de realitzar consultes entre els no és un projecte que s’hagi de desenvolupar en un període
diferents inventaris elaborats per a cadascun dels fons de temps acotat, sinó que és un treball delicat i pacient que
documentals que es conserven a l’Arxiu Municipal de requereix d’un procés perllongat de maduració. La gestió
Lloret. L’epígraf Hemeroteca local presenta una descripció documental requereix d’un canvi de mentalitat en la forma
detallada de cadascuna de les revistes i diaris locals que es de treballar els procediments administratius. És un sistema
conserven en els dipòsits de l’Arxiu. En la secció Informació que ens permetrà gestionar les administracions públiques
i documents d’interès, es donen a conèixer les bases que d’acord amb allò que estableix la llei (Llei 11/2007, de
regulen el premi Sesmond (coordinat pel Servei d’Arxiu 22 de juny, “de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Municipal) i els reglaments que regeixen el funcionament Servicios Públicos”) i d’acord amb allò que requereix la
del propi arxiu. Dins l’apartat Publicacions es faciliten ciutadania i la nova societat de la informació.
els diferents números editats del butlletí Sesmond, i
també s’informa sobre els llibres publicats a la col·lecció Però, per tal d’assolir els nostres objectius, aquest Servei
“Es Frares”. I finalment, a l’apartat Impresos, es poden d’Arxiu va redactar un minuciós projecte que va permetre’ns
localitzar diferents instàncies municipals en format PDF acollir-nos a la subvenció que atorga la Subdirecció
que permet fer la sol·licitud telemàtica d’alguns dels serveis General d’Arxius per a la implantació de sistemes de gestió
que s’ofereixen a l’Arxiu. documental a les entitats locals.
Evidentment, per tal de fer realitat aquesta reforma del web, Durant l’any 2008 ens hem plantejat la identificació de
el Servei d’Arxiu ha comptat amb la bona col·laboració del bona part de les sèries documentals produïdes pels serveis
personal responsable del web de l’Ajuntament i també amb generals (en les seccions dels Serveis Jurídics, d’Organització
els serveis de l’empresa especialitzada Cran Consulting. De i Recursos Humans, d’Arxiu i Gestió Documental, d’OIAC i
cara a l’any vinent, és previst que s’ampliï la informació que de Participació Ciutadana), pels serveis d’obres i urbanisme
es pugui oferir a la ciutadania i, fins i tot, que les persones (en les seccions de Planificació Urbanística, d’Obres i de
usuàries puguin consultar moltes més imatges i documents Disciplina Urbanística) i pels serveis púbics i de medi
en línia. Podeu fer les vostres consultes al web: www.lloret. ambient (en les seccions de Medi Ambient i d’Activitats
cat/arxiu. Mediambientals). A partir d’aquesta identificació inicial
s’ha codificat, recollit i revisat cadascun dels tràmits
Adquisició d’una nova versió del programa administratius, s’han recopilat les dades de cadascuna de
informàtic FileMaker les sèries, s’han elaborat fluxos, s’han recollit els documents
vinculats a cada tràmit, s’ha analitzat detalladament la
A partir de l’adquisició d’una nova versió del programa legislació que l’afecta i s’han verificat les dades en el gestor
informàtic FileMaker (versió 8.5) amb cinc llicències, i d’un de contingut del web de l’Ajuntament.
“server” que permetia treballar i gestionar conjuntament
els diferents fitxers que conformen l’aplicació informàtica A l’hora de plantejar l’estudi dels tràmits administratius,
s’ha elaborat una metodologia de treball que pivota sobre
tres grans blocs que es relacionen seqüencialment.
1r bloc: Identificació de les sèries
Aquest primer bloc té un caràcter universal i s’estén a totes
les sèrie de l’Ajuntament. Consisteix a recopilar la llista de les
tasques que desenvolupa cada secció o unitat administrativa
i sobre aquestes tasques es realitza un treball d’anàlisi que
permet identificar les sèries documentals. Finalment, serà
la Comissió per a la Gestió Documental l’encarregada
d’aprovar la denominació i la seva codificació.
Gener 2009
