Page 11 -
P. 11
Memòria del Servei d’Arxiu Municipal 2009
La gestió de documents Estat de l’estudi de les sèries documentals
El 2009 va ser el quart any en què es va dur a terme el procés 350 350 160 117 63
d’implantació d’un sistema de gestió documental. I com 300
l’any passat, també hem pogut acollir-nos a la subvenció que 250 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
atorga la Subdirecció General d’Arxius per a la implantació 200 57 80 43 33
de sistemes de gestió documental a les entitats locals. 150 293 80 74 30
100
Tal com s’ha esmentat en altres números del butlletí Sesmond,
la gestió documental és un procés a llarg termini, que obliga 50
a l’esforç en comú de tota l’organització tant pel que fa al 0
funcionament com a la mentalitat. La gestió documental és un
conjunt d’operacions de planificació, organització, direcció i 2009
control dels documents administratius que permeten garantir 2007-2008
l’autenticitat, la fiabilitat i l’exportació dels documents
des del moment de la creació fins a la seva eliminació o Fase 1: Identificació de sèries documentals
transferència a l’arxiu històric, així com també pretén garantir Fase 2: Estudi legislatiu, elaboració fitxa de procediment i
la confidencialitat de les dades de caràcter personal. gestor de continguts
Fase 3: Elaboració del flux i elaboració de plantilles
Enguany s’ha posat de manifest que s’està consolidant el Fase 4: Parametrització i validació
projecte, materialitzant-lo amb nous instruments que ens
permeten no només canviar la manera de tractar i organitzar formen part. A la Secció d’Obres ens hem centrat en les
la documentació, sinó també transformar la relació entre la llicències urbanístiques, els certificats i també en l’ocupació
ciutadania i l’Administració. Al llarg de l’any s’ha continuat de via pública. Cal remarcar que s’ha pogut finalitzar l’estudi
plantejant la conjunció entre la manera de treballar i la de la totalitat de les sèries que formen part de la Secció
llei 11/2007, de 22 de juny, “de acceso electrónico de los de Disciplina Urbanística. Dels Serveis Públics i de Medi
ciudadanos a los Servicios Públicos”. S’ha procurat cercar Ambient, s’han treballat els tràmits relacionats amb els taxis.
solucions als problemes que anaven sorgint de dins de Finalment, en els Serveis a la Persona, hem iniciat l’estudi de
l’Ajuntament, i alhora, també s’ha buscat complicitat i les sèries corresponents a la secció de Benestar i Família.
col·laboració amb altres administracions per unir sinergies
(amb l’Ajuntament d’Olot, de Sant Feliu de Llobregat...), i En conjunt, doncs, durant el 2009 s’ha assolit les xifres
veure la millor manera d’afrontar els nous reptes. Sens dubte, de 350 sèries identificades en els Serveis Generals, Serveis
s’ha fet un munt de feina, però encara queda força camí per d’Urbanisme, Serveis Econòmics, Serveis de la Persona i
córrer, analitzant, parametritzant i incloent noves millores Serveis Públics i de Medi Ambient. De totes aquestes sèries,
tant per a l’organització com per a la ciutadania. Som s’han estudiat 160 procediments i d’aquests s’han sotmès
conscients que estem fent un pas més, però també sabem a l’anàlisi acurada del flux 117 procediments. Finalment
que a mesura que es consoliden instruments, accions... podem dir que s’han parametritzat i informatitzat (fase 4)
també apareixen altres reptes, altres dificultats. un total de 63 tràmits.
En tot aquest projecte, però, cal tenir present que la D’altra banda, s’han elaborat nous instruments de treball
Comissió per la Gestió Documental ha esdevingut la que permeten un major control sobre les sèries documentals.
pedra fonamental a l’hora de proposar, discutir i resoldre En primer lloc, es va confeccionar el quadre d’avaluació
problemes derivats de la implementació del sistema de documental que mostra el conjunt de sèries identificades,
gestió documental. La Comissió ha prosseguit la seva tasca amb el codi i la nomenclatura aprovada per la Comissió, i
de control sobre les propostes de codificació i denominació l’avaluació que es proposa, amb un resum dels valors, els
de les sèries, ha continuat impulsant els nous estudis de terminis de conservació i el marc legal de referència. Un
tràmits administratius, supervisant el catàlegs de processos segon instrument elaborat i implementat al llarg del 2009 és
i dels fluxos documentals... el quadre d’accés a la documentació, que també es configura
a partir de les sèries documentals i on es detalla la informació
D’acord amb els objectius globals del projecte, s’ha procurat referida a les dades personals de la sèrie documental i el
l’estudi i la sistematització, tant de les sèries documentals grau de protecció de què han de gaudir. Finalment, per
com també de la seva tramitació. En els Serveis Generals poder fiscalitzar la bona marxa del projecte s’ha posat en
s’ha estat treballant en la secció de Serveis jurídics, centrant- funcionament el diagrama de situació d’estudi dels tràmits
nos en els tràmits de guals, les ocupacions d’atraccions documentals. La seva finalitat és la de mostrar el conjunt de
de fires i les sèries relacionades amb la contractació sèries identificades, amb el codi i la nomenclatura aprovada
administrativa; també s’ha treballat a la Secció de Recursos per la Comissió i el compliment de les fases d’estudi.
Humans i Organització, en els tràmits de bonificacions i
permisos personals. Els Serveis Econòmics presenten la Aquesta feina s’ha realitzat en estreta col·laboració amb
particularitat de generar un gran volum de documentació les seccions implicades. S’han adaptat els procediments a
(disposen del major nombre de sèries documentals). És per les necessitats que es presentaven segons les unitats que
això que hem volgut centrar-nos en la Secció de Gestió i s’anaven treballant. En tot el projecte, s’ha demostrat de
Inspecció Tributària, on s’han identificat diverses sèries i vital importància la coordinació i el treball conjunt entre
s’ha iniciat l’estudi dels tràmits administratius. En el Servei els diferents serveis i seccions de l’Ajuntament. Sense una
d’Urbanisme, s’ha treballant en les dues seccions que en comissió àmplia, un consens tècnic i un suport polític tot
aquest projecte difícilment podria tirar endavant.
11 F e b r e r 2 0 1 0
