Page 14 -
P. 14
Memòria del Servei d’Arxiu Municipal 2010
La Comissió ha prosseguit amb la seva tasca de control sobre Estat de l’estudi de les sèries documentals
les propostes de codificació i denominació de les sèries,
l’impuls que dóna a nous estudis de tràmits administratius, 300 Llegenda:
la supervisió que fa dels catàlegs de processos i dels fluxos Bloc 1: Identificació de sèries
documentals,... 200 190 152 documentals
350 Bloc 2: Estudi legislatiu,
Enguany s’ha considerat que fóra bo començar a plantejar Bloc 2 Bloc 3 elaboració fitxa de procediment
com treballar amb els documents electrònics a llarg termini. 100 30 35 i gestor de continguts
S’ha posat en coneixement exemples propers que mostren 80 43 Bloc 3: Elaboració del flux i
diverses polítiques alhora d’afrontar la gestió de documents 0 Bloc 1 80 74 95 elaboració
electrònics. Entre les eines, que s’han considerat útils, 2010 57 de plantilles
s’han mostrat ordenances d’altres municipis catalans. Vista 2009 Bloc 4 Bloc 4: Parametrització i
l’experiència d’altres institucions es va considerar que una 2007 - 2008 293 32 validació
ordenança serviria per a poder donar directrius alhora de 33
determinar les mesures vàlides per a poder emmagatzemar 30
documents electrònics, formats que s’acceptarien, requisits
alhora d’escanejar documents, i un llarg etcètera. Per aquest curt termini com a llarg termini, fa que sigui fonamental el
motiu es va plantejar la possibilitat d’iniciar el seu estudi i control sistemàtic de la feina que es realitza.
anar preparant un esbós que es tractaria més endavant.
Per a poder realitzar aquest control global no serveixen les
Per altra banda la Comissió, s’ha erigit com el fiscalitzador de eines que mostren un desenvolupament de caràcter seqüencial.
tot el procés. Es va acordar que realitzaria una auditoria interna El problema que ens trobem es la interacció amb bona part de
mitjançant les estadístiques del propi programa dels terminis l’estructura administrativa i de suport de l’Ajuntament. Aquest
de tramitació. Aquest control ens ha de permetre prosseguir fet fa que determinades seccions sigui més fàcil identificar i
amb pas ferm, i tenir la certesa que totes les passes que s’han estudiar les sèries i a d’altres costi més. Per altra banda s’ha
realitzat, s’han fet d’acord amb les expectatives creades. de lligar aquest procediment, amb d’altres intervencions
de millora a la tramitació de caràcter global, o bé de nous
El grup de treball entre les seccions d’informàtica i d’arxiu, projectes paral·lels.
ha continuat amb les seves tasques. Enguany s’ha aprofundit
en la relació i ha permès adquirir un llenguatge comú, que ha La solució adoptada ha estat la creació de la Guia del
servit per resoldre els reptes del desenvolupament del projecte Sistema Documental. Permet donar una ullada ràpida tant a
amb una major celeritat. Aquests reptes es poden concretar en la part seqüencial –estudi de les sèries–, com també a la resta
la millora del gestor d’expedients i en l’estudi de solucions per de projectes que s’inclouen sota la denominació de Gestió
a necessitats concretes en la tramitació dels expedients. Documental –Quadre orgànic, Quadre d’accés, Quadre
d’avaluació...–. Tenim doncs amb la Guia, una eina que
El procediment que s’empra a l’actualitat s’ha vist com el engloba els elements bàsics del sistema de gestió documental,
més útil alhora de desenvolupar el projecte. L’estructura dels i que permet la ràpida comprensió i fiscalització de l’estat
blocs permet un major control del procés, i la seva aplicació del projecte tant pels tècnics com també pels representants
més racional. Això ha conduït a una mecanització del temps polítics; que els permet visualitzar l’abast i l’objectiu del
d’estudi i implementació dels procediments ja parametritzats. projecte, i tanmateix, quina és la situació actual.
Per altra banda s’ha aprofundit en la codificació orgànica, La Guia com a tal s’ha d’entendre com una eina viva i
del programa Genesys. Com s’ha esmentat anteriorment la canviant. El projecte de futur de la Guia serà incloure dins
codificació que es feia servir es basava amb la nomenclatura de la mateixa una part textual que millori la comprensió del
d’àrees i seccions que existien o havien existit a l’Ajuntament. que és un Sistema de Gestió Documental, així com de les
S’han realitzat un seguit d’equivalències que permetrà deixar eines i diagrames que siguin necessaris per a poder fiscalitzar
de banda les abreviatures d’antigues seccions en desús o bé i gestionar millor el desenvolupament d’un Sistema de Gestió
que han canviat de nom i que fa molt difícil identificar, per Documental, que millori el control de la documentació,
un codi numèric que ajudarà la seva identificació amb més faciliti la tramitació, i agilitzi la relació dels ciutadans amb
eficàcia. l’administració pública.
Si bé no s’ha incorporat noves seccions objecte d’estudi, Enguany s’ha prosseguit la tasca de revisió i creació de
enguany s’ha prosseguit amb l’anàlisi de les sèries documentals. noves fitxes del gestor de continguts, estretament lligada a
L’actualització de diversos procediments per canvis legislatius l’administració digital i els preceptes de la 11/2007. Si bé
ha concentrat bona part de la feina al ser considerats com a prèviament hi havia problemes alhora d’unificar criteris pel
urgents. Per altra banda s’ha prosseguit en la implementació que fa a l’estil, informació, estructura,... es pot dir que s’ha
informàtica de sèries estudiades anteriorment. centralitzat a la comissió. Aquest fet ha provocat un major
control de les fitxes que es pengen a Internet.
Aquest anys hem assolit les xifres de 350 identificats en els
Serveis Generals, Serveis d’Urbanisme, Serveis Econòmics, Les noves fitxes del Gestor de Continguts s’han convertit en
Serveis a la Persona i Serveis Públics i de Medi Ambient. una pedra fonamental alhora d’informar al ciutadà. Dota de
De totes aquestes sèries, s’han estudiat 190 procediments transparència els procediments que s’efectuen a l’Ajuntament,
i d’aquestes s’han sotmès a l’anàlisi acurat del flux 152 obliga a exercitar les bones pràctiques, l’eficiència i l’eficàcia
procediments. Finalment podem dir que s’han passat al bloc de cara al ciutadà. Pel que fa al personal de la institució
4 (fase final) un total de 95 tràmits. s’han convertit en el punt de referència per a conèixer els
procediments que s’efectuen a la resta de l’Ajuntament.
La multiplicitat de tasques que envolta la Gestió Documental,
i la celeritat en que es van plantejant nous objectius tan a La Gestió Documental s’ha d’entendre com l’eina que facilitarà
la integració de l’administració pública en les noves necessitats
sorgides per la tramitació electrònica dels expedients, la
protecció de dades personals i la necessitat de destruir per a
poder conservar la documentació.
14 F e b r e r 2 0 1 1
