Page 2 -

La parada de Sesmond
Mostra d’una carpeta de l’Intranet del SAMLM, on conservem
part dels nostres fitxers d’imatges.
Procedència: SAMLM.
com serien les fotografies o la nostra correspondència
digital, que formen part de la nostra identitat des d’un
punt de vista més íntim i emocional, i no per això menys
importants. Per adonar-se de la seva importància, només
cal imaginar què suposaria perdre’ls tots o una part
significativa.
Per tant, la preservació dels nostres documents digitals no
és un tema menor que ens puguem prendre a la lleugera.
Però, per on començar?1 D’entrada, cal tenir present que
la preservació digital no és només una qüestió tecnològica,
sinó la combinació de mesures d’organització i de seguretat
tecnològica. Això pot semblar complex i, de fet, ho pot
arribar a ser, però en l’àmbit particular també podem trobar
solucions adequades i assumibles. Per exemple, algunes
mesures bàsiques per a garantir una mínima organització
dels nostres documents personals són:
- Seleccionar allò que realment volem preservar. La
preservació digital requereix certa dedicació; per tant, hem
d’evitar volums innecessaris de correus electrònics sense
importància, duplicats de fotografies, versions sense editar
de vídeos, esborranys de documents en múltiples versions,
etc. Saber eliminar és la millor garantia per a saber preservar
allò que és important: destinem els esforços en allò que és
rellevant!
- Identificar clarament els documents amb noms de fitxer
coherents, curts i comprensibles. Això evitarà “perdre”
documents només perquè som incapaços de trobar-los.
- Classificar els documents, en primer terme per la finalitat
que tenen més que no pas pel tema del seu contingut, i
organitzar-los en una estructura de directoris senzilla i clara,
incorporant també criteris cronològics. Una estructura
simple serà també més fàcil si hi ha d’accedir algú altre.
Per això, tenir els criteris d’organització per escrit en un
document al nivell més alt del directori pot ser molt útil.
1 Per a una visió més completa, podeu consultar: Casellas, Lluís-Esteve; Boadas,
Joan (dir.). Què es recordarà de nosaltres? Com preservar documents personals
i familiars al segle XXI. Girona: Ajuntament de Girona, Dia Internacional dels nos en el vostre metge de capçalera i consulteu-nos! Estem
Arxius 2013. http://www.girona.cat/sgdap/docs/dia2013_def.cat.pdf .
- Descriure i documentar breument allò que produïm, per
exemple, amb una relació de les carpetes o, fins i tot, dels
fitxers al nivell més alt de l’estructura de directori. En
fotografies és molt recomanable identificar persones, llocs
i dates; altrament, un cop es perd el vincle emocional amb
la imatge fàcilment, pot ser susceptible de ser eliminada.
Quant als aspectes de seguretat tecnològica, no cal dir que
la gestió de les contrasenyes d’accés als nostres comptes de
correu i perfils de xarxes socials han de seguir unes pautes
mínimes de seguretat, però també de prudència. Per això,
donem-nos d’alta només en aquells serveis que estem segurs
que utilitzarem. Si no, com més comptes més probabilitats
de deixar alguna “finestra oberta” i que algú altre pugui fer-ne
un mal ús o malmetre els nostres documents.
Altres mesures indispensables són les vinculades amb la
gestió de fitxers, dispositius i serveis d’emmagatzematge; per
exemple:
- Fer regularment còpies de seguretat en diferents suports.
La diversificació de mitjans ajuda a evitar sorpreses
desagradables. Per exemple, fer una còpia en un disc dur
extern i, a més, una altra en el núvol, un DVD o un llapis
de memòria.
- Refrescar periòdicament els suports informàtics de
memòria. Cal ser conscient que els dispositius electrònics
no són eterns i, per exemple, els llapis de memòria són
molt vulnerables als camps electromagnètics. Els discos
durs també ho són, però ofereixen més seguretat. Així
mateix, els DVD també tenen una vida limitada, com a
molt de cinc anys.
- Utilitzar, sempre que es pugui, formats estàndards i, si
és possible, de programari obert. Això evitarà dependre
d’aplicacions comercials susceptibles a les variacions dels
mercats i, alhora, facilitarà les actualitzacions a les noves
versions.
- Fixar en formats estàndards, com pot ser el PDF, els correus
electrònics i les versions definitives de documents de text
que ja no hàgim de reutilitzar. Si tenim bases de dades
que vulguem conservar, cal documentar-ne l’estructura i fer
exportacions periòdiques a formats fàcilment importables
des d’una altra aplicació, per exemple en CSV.
- Evitar resolucions innecessàriament altes, principalment en
vídeos i, en menor mesura, en fotografies. Això disminuirà
el risc de col·lapse dels nostres sistemes d’emmagatzematge
i n’augmentarà el rendiment.
Tot això pot semblar complex, però no ho és gaire; és tan
sols una qüestió d’hàbits. Hàbits que també és important
transmetre a les noves generacions, els vertaders Homo
digitalis.Tanmateix, cal tenir clar que l’evolució cap a l’Homo
digitalis passa per ser capaços de preservar la memòria que
generem cada dia, ja sigui a títol individual o col·lectiu. Ara
bé, això només serà possible si prèviament els Sapiens actuals
incorporem alguns coneixements i habilitats de l’Homo
arxivisticus. En altres paraules, tothom ha de ser arxiver de
la seva memòria digital, i si patiu del mal digital..., convertiu-
al vostre servei.
2 Març 2014