Page 3 -

Memòria del Servei d’Arxiu Municipal 2019

1. Accés als documents nombre de consultes realitzades en aquest Servei d'Arxiu. Si
bé es cert que l'Ajuntament duia uns anys tramitant amb un
1a. Les consultes gestor d'expedients, ha estat a partir de la posada en marxa
de la Llei 32/2015 que la totalitat de la documentació trami-
L’any 2019 l'accés a la documentació es va caracteritzar per tada ha passat a ser electrònica. La recerca d'antecedents per
dos elements: a la tramitació comporta la interacció directa dels usuaris amb
el programari per a realitzar les cerques. Aquesta possibilitat
En primer lloc, el canvi de paradigma produït el 2018, que de gestionar electrònicament expedients digitalitzats o digitals
es caracteritzà per una substitució de les consultes externes comporta una facilitat en la cerca d'informació en els expedi-
presencials per les virtuals i per un retrocés de les consultes ents en suport paper que anteriorment no es produïa.
administratives i dels préstecs administratius. El segon element
que hem de tenir en compte ha estat la introducció de l'admi- A banda del canvi del model d'accés a la documentació i in-
nistració electrònica. formació hi ha un segon element que ha marcat les consultes
i els préstecs de documentació custodiada per aquest Servei
Pel que fa les consultes virtuals, l'any 2019 es van generar un d'Arxiu. L’apagada digital produïda per un atac informàtic en
total de 18.456 consultes en línia, un descens respecte l'exer- forma de virus ransomware que va afectar les dependències
cici anterior. Així, hem pogut veure que com a conseqüència municipals durant més d’un mes. La impossibilitat d'accedir al
de l'augment de consultes de les xarxes socials hi ha hagut una contingut dels expedients va provocar la paralització de l'accés
davallada de les visites al nostre web. a la documentació. Aquest fet provocà una lenta recuperació
de les estructures informàtiques i de la informació continguda
A l'anterior memòria vam exposar el fet de diferenciar entre en els servidors de l'Ajuntament. La impossibilitat d'accedir a
les consultes acadèmica i tècnica, d'una banda, i la de caràcter les bases de dades durant un llarg període de temps va com-
més general, de l'altra. Les consultes acadèmiques/tècniques portar que no fos possible de lliurar la documentació que ens
es van mantenint, de manera presencial i virtual, mentre que demanaven, tan a la resta de companys de l'Ajuntament com
les que són més generals han trobat una resposta més adient als ciutadans en general.
en les xarxes socials que s’impulsen des de l’arxiu.
Tot plegat, ha dificultat notablement la realització d’una anà-
Les consultes internes, motivades per la tramitació dels expe- lisi clara del resultat de les estadístiques, perquè no són com-
dients administratius i la necessitat de trobar antecedents per parables amb anys anteriors. Tanmateix, l’aposta efectuada per
a poder redactar informes i adoptar resolucions, han baixat aquest Servei d’Arxiu dirigida a establir altres formes de difon-
a gairebé la meitat. Aquesta disminució té a veure amb dues dre el nostre patrimoni documental, està donant els seus fruits.
polítiques adoptades tan per aquest Servei d’Arxiu com per
l’Ajuntament. En parlarem més endavant, en l'apartat de xarxes socials.

En primer terme, quan es va prendre la decisió de posar límit 1b. Els préstecs
als préstecs de documentació (fins a gairebé no efectuar-ne) es
va donar l’alternativa als peticionaris d'enviar-los una còpia en Amb l’objectiu de preservar el patrimoni documental, s’ha
suport electrònic, d'aquesta manera la documentació original prosseguit amb la política de limitar al màxim els préstecs a
en format paper no hauria de sortir de les dependències de les unitats administratives. Així, els diferents departaments
l'arxiu. Els expedients tramesos a les unitats administratives només poden retirar un expedient amb el compromís de
en suport electrònic han generat un segon arxiu de gestió en retornar-lo el mateix dia. Paral·lelament, i en aplicació de
el maquinari dels departaments. Aquest fet, com es va poder la nova normativa de procediment administratiu, en comp-
apreciar l’any passat, ha tingut un impacte pel que fa la de- tes de fer préstecs a les diferents seccions municipal, se’ls
manda de nous expedients administratius per part de les uni- facilita còpies digitals de la documentació sol·licitada. Això
tats administratives. ha fet que el 2019, per primer cop, no s’hagi tramitat cap
préstec documental a les dependències municipals; i per
Tal com hem comentat abans, cal tenir en compte l'adopció contra, s’hagin realitzat moltes més còpies digitalitzades
de l'administració electrònica i la desaparició del paper en la
tramitació dels expedients, a l'hora d'analitzar l'evolució del d’expedients administratius.

Consultes, préstecs i usuaris en el període 2009-2019

Any Virtuals Particulars Administratives Total
Presencials
2009 Usuaris
2010 Consultes Usuaris Consultes Usuaris Consultes Préstecs
2011 2.412
2012 2.908 383 1.656 2.029 4.262 1.350 2.130
2013 1.599 285 1.136 1.845 3.220 1.255 1.943
2014 3.077 362 1.429 1.581 2.742 1.137 1.819
2015 8.276 457 1.655 1.362 2.072 1.939
2016 14.103 457 1.537 1.482 1.756 984 1.466
2017 14.490 441 1.378 1.025 1.551 940 1.443
2018 21.062 281 1.162 1.162 1.655 646 1.240
2019 24.084 348 1.690 714 1.271
27.715 443 843 923 1.315 423 1.032
25.903 397 1.276 683 1.247 137
18.456 292 1.158 635 644
352 597 2
723 0

3 Juny 2020