Ves al contingut. | Salta a la navegació

Servei d'Arxiu i Gestió Documental

Sou a: Inici / Seccions / Servei d'Arxiu i Gestió Documental / Informació general / Competències i funcions

Competències i funcions

Les competències

competenciesÉs l'òrgan de l'Ajuntament especialitzat en la gestió, el tractament, la custòdia i la difusió de la documentació.
D'acord amb la legislació vigent i amb el reglament aprovat pel ple municipal el dia 13 de novembre de 1997, al Sd'AM se li atribueixen les següents competències:

  • Organitzar la documentació que es genera des de les dependències municipals.
  • Garantir als ciutadans el dret d'accés als fons documentals que es custodien a l'arxiu.
  • Facilitar la investigació als estudiosos.
  • Vetllar per la salvaguarda del patrimoni documental del municipi.

El Sd'AM no és, per tant, un servei tancat i reservat als treballadors de l'Ajuntament i als investigadors sinó que, contràriament, és un servei obert a tota la ciutadania i receptiu a totes aquelles propostes culturals que puguin sorgir de particulars, entitats i associacions.

Les funcions

llibresD'acord amb el que indica la legislació i el reglament, les funcions del Sd'AM abracen l'àmbit de la gestió administrativa i el de l'actuació cultural; i, per tant, s'estructuren de la forma següent:

1. Pel que fa a la gestió dels documents administratius, les funcions inclouen:

  • Analitzar i identificar la documentació administrativa.
  • Establir normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents òrgans auxiliars i departaments de l'administració municipal, i controlar-ne l'aplicació.
  • Establir criteris i normatives per a la transferència i l'ingrés de documentació a l'Arxiu Municipal.
  • Realitzar les propostes de conservació i d'eliminació de documentació d'acord amb el marc legal i normatiu existent.
  • Marcar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i establir les condicions idònies que han de reunir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.
  • Contribuir a una millor eficàcia i un millor funcionament de l'Administració municipal mitjançant l'elaboració d'inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental necessaris per tal de facilitar d'una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució d'un tràmit administratiu.

2. Per a l'accés a la documentació, les funcions indiquen:

  • Establir les condicions del préstec de documents per a la consulta a les diferents dependències de l'Ajuntament i mantenir un registre de tots els documents prestats.
  • Posar a disposició pública inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental que facilitin l'accés dels usuaris a la documentació.
  • Garantir l'accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors, els estudiosos i la ciutadania en general, d'acord amb el marc legal i normatiu existent i mantenir una relació d'investigadors i confeccionar les estadístiques d'investigadors i d'usuaris.

3.- Per a la protecció i difusió del patrimoni documental, les funcions comporten:

  • Promoure la difusió del patrimoni documental municipal mitjançant exposicions, publicacions, conferències, serveis pedagògics i en general totes aquelles activitats encaminades a mostrar i a divulgar el llegat documental que custodia el Sd'AM i que forma part del patrimoni històric de la ciutat.
  • Fomentar la protecció del patrimoni documental del municipi mitjançant propostes d'adquisició, de donació o de dipòsit, en el cas que sigui possible.
  • Vetllar contra l'espoli del patrimoni documental municipal, entenent com a tal qualsevol acció o omissió que posi en perill de deterioració, de pèrdua o de destrucció de tots o d'alguns dels valors dels béns que integren el patrimoni documental en el seu àmbit local.

Serveis que s'ofereixen

serveisSala de consulta on es posa, a l'abast dels usuaris els inventaris, els fons documentals, l'hemeroteca local i la biblioteca auxiliar (formada per obres d'àmbit local o comarcal i per llibres d'Administració pública). El Sd'AM compta amb un sistema informàtic que facilita el control i la gestió dels fons documentals ingressats a l'arxiu (permet realitzar recerques, confecciona instruments de descripció, registra les consultes i els préstecs documentals...).
Reproducció de documents (fotocòpies i fotografies), sempre i quan no hi hagi risc de degradació en el document que es vulgui reproduir i no es vulneri el dret d'autor ni el de propietat intel·lectual.
Equip informàtic a disposició dels investigadors que permet la lectura i reproducció dels documents d'arxiu que h
an estat digitalitzats (premsa, imatges, llibres d'actes...) i també té connexió a Internet. Lector de microfitxes que permet la lectura dels documents d'arxiu que han estat microfilmats.
Assessorament i suport a les iniciatives d'investigació.
Suport a la recerca i conservació del patrimoni documental de caràcter privat: entitats, associacions, particulars, empreses...
Divulgació de fons documentals a través de cursos, publicacions, exposicions... i qualsevol altra iniciativa de difusió cultural.
Visites col·lectives concertades: escoles, instituts o grups interessats a conèixer el funcionament de l'Arxiu.

Les condicions per a les consultes

Qualsevol ciutadà o ciutadana pot accedir a la documentació dipositada al Sd'AM, sense prejudici de les restriccions definides en la llei o de les que es puguin establir per raons de conservació.
Les consultes són gratuïtes, s'efectuaran a la sala de consulta i només es poden fer dins l'horari previst per a l'atenció al públic.
Els usuaris s'han d'identificar i han de sol·licitar la documentació per escrit. En els casos que sigui necessari, l'usuari també haurà de justificar el seu interès en la documentació sol·licitada.
En cap cas no s'autoritzarà el préstec a domicili.

Reglament d'accés a la documentació