Ves al contingut. | Salta a la navegació

Servei d'Arxiu i Gestió Documental

Sou a: Inici / Seccions / Servei d'Arxiu i Gestió Documental / Informació general

Informació general

Presentació del Servei d'Arxiu Municipal

Logo SAMLN petit

Benvinguts al web del Servei d'Arxiu Municipal 

En els darrers anys, la major part de les administracions públiques han fet una clara aposta per la modernització i actualització dels seus arxius. Ha quedat enrere aquella antiga imatge en què es
Façana_fotovinculaven els arxius amb dipòsits foscos, plens de papers vells, apilonats, empolsegats i humitejats. Actualment, el Servei d'Arxiu Municipal de Lloret de Mar (SAMLM) s'ha convertit en un òrgan administratiu obert i eficient, que utilitzen els responsables polítics, el personal tècnic, els investigadors i tota la ciutadania en general. 

Des de finals del segle XX i inicis del XXI, en la nostra societat, hi ha hagut dos canvis amb un fort impacte en els Serveis d'Arxiu. Primer, progressivament s'han imposat les tecnologies de la informació i la comunicació en qualsevol vessant de les nostres vides; i segon, l'assoliment de llibertats individuals ha generat nous drets i noves responsabilitats per a les administracions públiques. L'Ajuntament de Lloret de Mar, com a administració de referència de la nostra vila, ha vist com s'incrementaven de forma exponencial els ingressos i les consultes de documentació, tant la generada en el desenvolupament de les competències que li són pròpies, com l'aportada per la ciutadania. 

Aquests nous reptes han obligat a replantejar la funció de l'arxiu. Ha calgut prioritzar un major control de la documentació, més coordinació entre les diferents àrees administratives, la qual cosa dóna com a resultat una major eficàcia en la nostra administració. 

Per això, des de fa uns anys, estem immersos en un procés de modernització del qual l'Arxiu Municipal s'ha convertit en peça clau. Tot expedient o document, quan neix, ha de tenir establert el seu recorregut fins que arriba a l'arxiu definitiu. En aquest sentit, el Servei d'Arxiu Municipal de Lloret de Mar, com a preservador de la memòria corporativa de l'Ajuntament, gestiona el coneixement intern de l'organització, assessorant i desenvolupant el conjunt de normes tècniques i pràctiques usades per a administrar el flux de documents generats o rebuts per l'Ajuntament. 

A través d'aquest web no només us expliquem les competències, les funcions, els serveis i els objectiusSala_consulta_usuaris bàsics d'aquest Servei d'Arxiu Municipal, sinó que també posem al vostre abast un munt d'informació i de documents que s'han pogut reproduir gràcies a les noves tecnologies. D'aquesta manera els documents són més difosos i, tanmateix, més protegits. És una eina renovada, paral·lela als nous portals associats al web 2.0 que permet disposar dels elements propis d'un arxiu en línia, necessaris per assolir una interfície més interactiva, més propera a la ciutadania. 

Confiem que pugueu conèixer una mica més el Servei d'Arxiu Municipal de Lloret de Mar i que les informacions que us oferim us puguin ser ben útils.

                                                                                                                                                 

Personal de l'Arxiu

Actualment el personal del Servei d'Arxiu Municipal de Lloret de Mar està format per les següents persones: 

  • Joaquim Daban i MassanaPersonal Arxiu
  • Jordi Padilla i Delgado
  • Fèlix Rabassa i Martí
  • Lluís Frigola i Butiñà

Però tots els objectius que hem assolit, no els hem aconseguit nosaltres sols. Des de l'any 1992 han estat treballant a les nostres dependències molts col·laboradors (extreballadors, becaris, contractats, treballadors en pràctiques...) que ens han ajudat en les tasques de neteja, d'organització, de conservació i de difusió del nostre patrimoni documental.

A tots, moltes gràcies per la bona feina. 

Competències i funcions

Les competències

competenciesÉs l'òrgan de l'Ajuntament especialitzat en la gestió, el tractament, la custòdia i la difusió de la documentació.
D'acord amb la legislació vigent i amb el reglament aprovat pel ple municipal el dia 13 de novembre de 1997, al Sd'AM se li atribueixen les següents competències:

  • Organitzar la documentació que es genera des de les dependències municipals.
  • Garantir als ciutadans el dret d'accés als fons documentals que es custodien a l'arxiu.
  • Facilitar la investigació als estudiosos.
  • Vetllar per la salvaguarda del patrimoni documental del municipi.

El Sd'AM no és, per tant, un servei tancat i reservat als treballadors de l'Ajuntament i als investigadors sinó que, contràriament, és un servei obert a tota la ciutadania i receptiu a totes aquelles propostes culturals que puguin sorgir de particulars, entitats i associacions.

Les funcions

llibresD'acord amb el que indica la legislació i el reglament, les funcions del Sd'AM abracen l'àmbit de la gestió administrativa i el de l'actuació cultural; i, per tant, s'estructuren de la forma següent:

1. Pel que fa a la gestió dels documents administratius, les funcions inclouen:

  • Analitzar i identificar la documentació administrativa.
  • Establir normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents òrgans auxiliars i departaments de l'administració municipal, i controlar-ne l'aplicació.
  • Establir criteris i normatives per a la transferència i l'ingrés de documentació a l'Arxiu Municipal.
  • Realitzar les propostes de conservació i d'eliminació de documentació d'acord amb el marc legal i normatiu existent.
  • Marcar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i establir les condicions idònies que han de reunir els locals del dipòsit i les instal·lacions necessàries per a la seva utilització i seguretat.
  • Contribuir a una millor eficàcia i un millor funcionament de l'Administració municipal mitjançant l'elaboració d'inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental necessaris per tal de facilitar d'una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per a la resolució d'un tràmit administratiu.

2. Per a l'accés a la documentació, les funcions indiquen:

  • Establir les condicions del préstec de documents per a la consulta a les diferents dependències de l'Ajuntament i mantenir un registre de tots els documents prestats.
  • Posar a disposició pública inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental que facilitin l'accés dels usuaris a la documentació.
  • Garantir l'accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors, els estudiosos i la ciutadania en general, d'acord amb el marc legal i normatiu existent i mantenir una relació d'investigadors i confeccionar les estadístiques d'investigadors i d'usuaris.

3.- Per a la protecció i difusió del patrimoni documental, les funcions comporten:

  • Promoure la difusió del patrimoni documental municipal mitjançant exposicions, publicacions, conferències, serveis pedagògics i en general totes aquelles activitats encaminades a mostrar i a divulgar el llegat documental que custodia el Sd'AM i que forma part del patrimoni històric de la ciutat.
  • Fomentar la protecció del patrimoni documental del municipi mitjançant propostes d'adquisició, de donació o de dipòsit, en el cas que sigui possible.
  • Vetllar contra l'espoli del patrimoni documental municipal, entenent com a tal qualsevol acció o omissió que posi en perill de deterioració, de pèrdua o de destrucció de tots o d'alguns dels valors dels béns que integren el patrimoni documental en el seu àmbit local.

Serveis que s'ofereixen

serveisSala de consulta on es posa, a l'abast dels usuaris els inventaris, els fons documentals, l'hemeroteca local i la biblioteca auxiliar (formada per obres d'àmbit local o comarcal i per llibres d'Administració pública). El Sd'AM compta amb un sistema informàtic que facilita el control i la gestió dels fons documentals ingressats a l'arxiu (permet realitzar recerques, confecciona instruments de descripció, registra les consultes i els préstecs documentals...).
Reproducció de documents (fotocòpies i fotografies), sempre i quan no hi hagi risc de degradació en el document que es vulgui reproduir i no es vulneri el dret d'autor ni el de propietat intel·lectual.
Equip informàtic a disposició dels investigadors que permet la lectura i reproducció dels documents d'arxiu que h
an estat digitalitzats (premsa, imatges, llibres d'actes...) i també té connexió a Internet. Lector de microfitxes que permet la lectura dels documents d'arxiu que han estat microfilmats.
Assessorament i suport a les iniciatives d'investigació.
Suport a la recerca i conservació del patrimoni documental de caràcter privat: entitats, associacions, particulars, empreses...
Divulgació de fons documentals a través de cursos, publicacions, exposicions... i qualsevol altra iniciativa de difusió cultural.
Visites col·lectives concertades: escoles, instituts o grups interessats a conèixer el funcionament de l'Arxiu.

Les condicions per a les consultes

Qualsevol ciutadà o ciutadana pot accedir a la documentació dipositada al Sd'AM, sense prejudici de les restriccions definides en la llei o de les que es puguin establir per raons de conservació.
Les consultes són gratuïtes, s'efectuaran a la sala de consulta i només es poden fer dins l'horari previst per a l'atenció al públic.
Els usuaris s'han d'identificar i han de sol·licitar la documentació per escrit. En els casos que sigui necessari, l'usuari també haurà de justificar el seu interès en la documentació sol·licitada.
En cap cas no s'autoritzarà el préstec a domicili.

Reglament d'accés a la documentació

Documents d'interès

El Servei d'Arxiu Municipal té una sèrie de documents que li serveixen per regular el seu dia a dia i gestionar les funcions que li són pròpies. Així mateix, s'han d'entendre com una eina útil als ciutadans alhora de poder intereactuar amb el Servei d'Arxiu Municipal.

Guia del Servei d'Arxiu Municipal

L'objectiu de la guia és proporcionar informació sobre les funcions, competències i serveis que ofereix el SAMLM a tots els ciutadans; i tanmateix, procura donar dades genèriques sobre els diversos fons documentals custodiats a les seves instal·lacions.

Reglament del Servei d'Arxiu Municipal

L'objectiu del reglament del Servei d'Arxiu Municipal és definir i regular les funcions i els serveis. Així mateix dota d'un marc legal la gestió documental que es porta a terme des del Servei d'Arxiu Municipal.

Reglament que regula l'accés, la consulta i la reproducció de la documentació custodiada en el Servei d'Arxiu Municipal

La documentació custodiada en el Servei d'Arxiu Municipal conté informació susceptible de ser regulada per la normativa de protecció de dades. El present reglament determina els drets i deures derivats de l'accés a la documentació que configura el fons custodiat pel Servei d'Arxiu Municipal.

Memòries anuals del Servei d'Arxiu Municipal de Lloret de Mar

Recull totes les activitats, tasques i projectes que ha dut terme el SAMLM o en les quals ha participat el personal de l'arxiu. Inclou informació sobre consultes, préstecs, transferències, efemèrides, impuls de la gestió documental, etc.

Tràmits del Servei d'Arxiu Municipal

Seguidament us mostrem els diversos tràmits que es poden realitzar en el Servei d'Arxiu Municipal.

  • 1300 Sol·licitud de consulta externa de documentació
  • 1310 Sol·licitud de reproducció de documentació
  • 1316 Sol·licitud de préstecs externs per a la realització de mostres i exposicions
  • 1326 Sol·licitud d'ingressos extraordinaris de documentació al SAMLM

Impresos

Els impresos que us mostrem a continuació són sol·licituds per fer diversos tràmits.

Reproducció de documents

Condicions i advertiments de les reproduccions

D'acord amb allò establert en el Reglament del Servei d'Arxiu (BOP n.44 31/03/1998), i el Reglament que regula l'accés, la consulta i la reproducció de la documentació custodiada al Servei d'Arxiu Municipal (BOP n.128 03/07/2008), s'estableixen les següents condicions i advertiments.

  • El Servei d'Arxiu reproduirà els documents previ pagament de l'import corresponent, segons els preus públics municipals.
  • Ateses les disponibilitats tècniques del servei, s'estableix el dijous com a dia indicat per a procedir a les sol·licituds de reproducció.
  • La documentació es podrà reproduir sempre i quan estigui en bon estat i es compleixi amb tot allò establer a la LPDCP
  • La documentació es podrà reproduir en dos tipus de suport: suport paper o suport digital.
  • En tots dos casos la reproducció es podrà fer al Servei d'arxiu en funció de la disponibilitat del maquinari reprogràfic.
  • Per a les reproduccions digitalitzades, l'interessat podrà aconseguir les còpies de les següents maneres:
  1. Emmagatzemades dins d'un suport físic: disc òptic (CD o DVD) o memòria USB.
  2. Enviades per correu electrònic.
  3. Mitjançant un servei d'allotjament de fitxers multiplataforma en el núvol, quan la mida del fitxer no permeti l'enviament per correu electrònic.
  • En el primer cas, l'interessat té la possibilitat d'aportar ell mateix la unitat d'emmagatzematge. En el cas que el Servei d'Arxiu hagi de proporcionar algun tipus de disc òptic, l'interessat haurà de pagar les taxes corresponents.
  • L'autorització de les reproduccions no atorga cap dret de propietat intellectual o industrial a qui la realitzi o la obtingui, en correspondència amb els articles 17 a 21 i 56 del Reial decret 1/1996, de 12 d'abril, pel qual s'aprova el text refós de la llei de la propietat intel·lectual
  • En el cas d'utilització de reproduccions de documents del SAMLM per editar-los o difondre'ls públicament, s'haurà de fer constar obligatòriament la seva procedència (Servei d'Arxiu Municipal de Lloret de Mar / SAMLM). Quan es tracti de reproduccions d'imatges també s'haurà de fer constar el nom de l'autor de la fotografia.
  • En el cas de documentació reproduïda fotogràficament, el SAMLM cedirà la reproducció en concepte de lloguer de la imatge i per a un sol ús i edició. Qualsevol reedició haurà de comptar amb un nou permís de reproducció.
  • De tota edició en la que s'utilitzin reproduccions de documents del SAMLM, se n'hi hauran de lliurar dos exemplars per tal que s'incorporin al seu fons. Aquesta condició serà vàlida tant per a l'edició de llibres, com per a vídeos, cartells o d'altres productes sobre materials aptes per a la reproducció d'imatges.
  • L'abonament de les taxes municipals impliquen l'acceptació de les condicions de les reproduccions.

Cobrament de les taxes municipals

Per a realitzar el pagament es poden fer servir dos modalitats:

Pagament en metàl·lic

El pagament es pot realitzar en metàl·lic presencialment a les dependències de l'Arxiu Central o l'Arxiu Administratiu. 

Transfarència bancària

El Servei d'Arxiu Municipal facilitarà un correu electrònic amb les instruccions a procedir i s'hi adjuntarà un full d'autoliquidació.

Per a formalitzar el pagament s'haurà d’imprimir el full d'autoliquidació i procedir a continuació seguint una de les tres vies possibles:

1-Personant-vos amb el full d’autoliquidació a qualsevol oficina de “La Caixa”, on podreu fer el pagament en efectiu.

2-A qualsevol caixer automàtic ServiCaixa de “La Caixa”, on es podrà fer el pagament amb targeta de crèdit mitjançant la lectura làser del codi de barres que porta incorporat el full d’autoliquidació.

3-Mitjançant el servei  CaixaOberta de “La Caixa” a Internet, a l’adreça següent: https://portal.lacaixa.es/pagos/impuestosrecibosmatriculas_ca.html

El pagament s’haurà de fer igualment amb targeta de crèdit, tot omplint les caselles corresponents segons les instruccions proporcionades per la pàgina web amb els codis numèrics que també trobareu al full.

Un cop realitzat el pagament s'haurà d'enviar per correu electrònic a arxiu@lloret.cat còpia digitalitzada del justificant de pagament, independentment de la via triada.

De seguida que es rebi es procedirà a remetre la còpia digital sol·licitada.

Història de l'arxiu

L'administració i el govern de les viles a partir del s. XIII
Primeres noticies de la formació de l'Ajuntament de Lloret
La universitat de Lloret
L'arxiu de la universitat de Lloret
Formació i evolució dels primers municipis constitucionals
Els primers municipis constitucionals l'Ajuntament de Lloret de Mar XIX
Estructura de l'Ajuntament de Lloret de Mar i organització del seu arxiu municipal a finals del s. XIX i principis del XX
L'Ajuntament de Lloret de Mar en el segle XIX i XX
L'arxiu durant la dictadura i els primers anys de la transició democràtica
L'Ajuntament de Lloret de Mar segle XX franquisme, transcició, democràcia
L'inici del servei d'arxiu municipal
La creació del SAMLM la documentació de Lloret de Mar segle XX
Història del Servei d'Arxiu Municipal de Lloret de Mar en format

Carpeta d'enllaços arxiu

Enllaços: Arxius a la Comarca de la Selva
Enllaços a arxius de la comarca de la Selva amb fons relacionats amb Lloret de Mar
Enllaços: arxius comarques gironines
Enllaços a webs d'arxius de les comarques gironines
Enllaços: Arxius de referència general
Conjunt d'enllaços a webs d'arxius de referència general
Enllaços: Institucions i associacions
Conjunt d'enllaços a pàgines web d'institucions i associacions relacionades amb el món arxivístic

Galeria imatges de noticies

Presentació del Llibre Frares 14
Fotografies de l'acte Presentació del llibre: "Pagesos i homes de mar de Lloret"

Història de l'Arxiu

L'establiment d'una incipient organització municipal i la necessitat de deixar constància, amb documentació, de les seves actuacions perquè servissin de testimoni i informació va comportar la necessitat de crear l'arxiu. 
Us convidem a resseguir l'atzarós camí de l'arxiu municipal des s. XIII fins avui en dia. Un camí que s'inicia en un bagul en què es preservava la documentació a les cases dels diferents jurats, fins avui en dia amb un arxiu que torna a les cases dels lloretencs a través de la xarxa.  

Enllaços d'arxius i recursos arxivístics

Sovint la documentació relacionada amb un lloc geogràfic per diverses causes queda dispersa en diverses institucions. Aquests enllaços que us presentem us poden servir d'utilitat per a accedir a documents que no estan custodiats en el SAMLM. 
Els enllaços s'han estructurat seguint patrons de caràcter geogràfic amb una breu explicació de la documentació relacionada amb Lloret de Mar. 

Enllaços informació general

Registre d'eliminació de documents

L’article 12 del Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents estableix que tots els titulars de documents públics han de disposar d’un registre d'eliminació de documents i n’enumera les dades que ha de contenir.

L'article 35 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, modificat per l'article 9 de la Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, mana fer públic el registre d’eliminació de documents.

Registre d'eliminació de documents

L’avaluació documental: eliminar per conservar.

L’arxivística té per objecte l'estudi de la conservació i organització dels documents; i és a partir d’aquest estudi quan podem determinar la documentació que es considera bàsica per a qualsevol persona física o jurídica, i la que és susceptible de ser eliminada (per contenir dades de baix nivell informatiu o per contenir informació duplicada).

A través d’una anàlisi sobre el contingut i l’ús dels documents, la disciplina arxivística estableix que els documents tenen dos valors: els primaris (l’administratiu, el jurídic i el fiscal), i els secundaris (informatius, històrics i culturals). Aquests valors evolucionen segons les següents franges temporals: 

Primera edat (0-5 anys). Es quan crea la documentació. En aquesta edat el documents es consulta amb freqüència. Es correspon a l’anomenada fase activa o fase de tràmit i la documentació concentra els valors primaris o probatoris (el fiscal, jurídic, i l’administratiu) que obliga a fer-la accessible amb relativa freqüència a diversos usuaris.

Segona edat (5-30 anys). Correspon a la fase semiactiva o fase de vigència. La documentació es consulta esporàdicament, i progressivament va perdent els valors primaris i prenen força els valors històrics i culturals. 

Tercera edat (amb més de 30 anys). Se l’anomena de conservació permanent o històrica. En aquesta fase, el valor jurídic ha perdut tota la seva força i només ens resta el valor històric i cultural. 

Però no tota la documentació es comporta de la mateixa manera. Hi ha documents, (com els plànols aprovats de planejament urbanístic) que mai perden el seu valor primari; i contràriament, hi ha altra documentació (com el calendari laboral) que queda en desús quan només ha transcorregut un any. D’altra banda, també hi ha documentació (com els cartells i programes de festa major) que tenen una vigència molt efímera, però que, contràriament, tenen un valor històric i cultural immediat. 

Per tal d’afrontar la complexitat que suposa l’avaluació i tria de documentació en les administracions catalanes, el Parlament de Catalunya, a través de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, va crear la Comissió Nacional d’Avaluació i Tria Documental (CNAATD). Aquest organisme regula la seva composició i les seves funcions a partir del Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, i s’encarrega d’aprovar les anomenades Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD) que publica periòdicament en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya i que s’han d’aplicar a tot el conjunt de sèries documentals produïdes per les administracions catalanes.

Les taules d’avaluació – TAAD – fan una breu descripció de cadascuna de les sèries documentals: quina és la seva funció, els documents que en formen part, la legislació que s’hi aplica, el suport, els valors... Finalment, a la taula també s’inclou una resolució que informa de la disposició i de la retenció de cada sèrie documental (indicant-nos si cal conservar-la permanentment, si podem eliminar-la, si cal fer un mostreig, i el termini de temps per a la seva aplicació).

Aquest SAMLM, doncs, aplica les disposicions i retencions que s’indica a les TAAD i procedeix, periòdicament, a l’eliminació de determinada documentació administrativa. En aquest procediment, però, no només se segueixen les normes aprovades per la CNAATD, sinó que s’han incorporat un seguit de controls interns que ens permet assegurar una gestió ben adequada en el procés de tria i avaluació documental.

  • Es realitza un inventari detallat amb la documentació que es pretén eliminar
  • S’elabora un informe amb els motius que aconsellen l’eliminació (cal aportar documentació i informació adequada)
  • Es tramet la proposta a la unitat administrativa responsable de la producció o la tramitació dels documents que es volen eliminar per tal que en tingui coneixement i, en el cas que ho consideri oportú, pugui presentar alguna al·legació en el termini de quinze dies.
  • La unitat administrativa retorna el llistat amb la signatura del seu responsable.
  • La Junta de Govern Local, vist l’informe emès pel cap del SAMLM, i el llistat amb el vist-i-plau de la unitat administrativa aprova la seva eliminació.
  • Es tramet la proposta o comunicació d’eliminació a la CNAATD.
  • Passat el termini establert per la CNAATD, es contacta amb una empresa qualificada per a la destrucció de documents, que serà la responsable d’eliminar-los físicament.
  • L'empresa destructora guarda total confidencialitat de les dades i emet un certificat de destrucció de la documentació, on es garanteix la completa i adequada destrucció dels documents que contenen dades de caràcter personal.
  • Es procedeix a registrar la documentació destruïda en el “Registre d’eliminacions” (regulat per la normativa catalana d’arxius i gestió de documents), on queda constància del número de TAAD, el títol de la sèrie documental, la datació de la documentació destruïda, l’organisme productor, el volum i el suport de la documentació destruïda, la data efectiva de la seva destrucció, i finalment l’existència de suport de substitució i descripció d’aquest suport.  Aquest registre ha d’estar ha disposició de la CNAATD que és l’òrgan que fiscalitza la correcta aplicació de les TAAD. 

Sens dubte, doncs, aquest procediment permet als arxius millorar la gestió de la documentació, i millorar també la seva preservació. Podem dir, doncs, que es destrueix per a poder conservar millor.

Principal normativa aplicable:

  • Llei 19/2014, de transparència, accés a la informació pública i bon govern
  • Llei 19/2013, de transparència, accés a la informació pública i bon govern
  • Decret 13/2008, sobre accés, avaluació i tria de documents
  • Llei 10/2001, d’arxius i gestió de documents
  • Reglament del Servei d'Arxiu Municipal
  • Reglament que regula l'accés, la consulta i la reproducció de la documentació custodiada en el Servei d'Arxiu Municipal
  • Ordre del conseller de Cultura de 8 de febrer de 1994, per la qual s'aproven normes per a l'aplicació de Taules d'Avaluació Documental

  

Històric de notícies

L'adreça de l'enllaç és: /seccions/arxiu-municipal/noticies/